ZARZĄDZENIE NR 125/2025 w sprawie powołania Zespołu Zarządzającego Projektem oraz określenia obowiązków jego członków, w związku z realizacją projektu pn.: „Przebudowa, rozbudowa i zmiana sposobu użytkowania części budynku gospodarczo-mieszkalnego na budynek mieszkalny wielorodzinny wraz  z rozbiórką części budynku i budową instalacji kanalizacji sanitarnej na działce nr ewid. 317/4, 317/3 w m. Nowe Łubki” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu: IX: „Mazowsze bl

ZARZĄDZENIE NR 125/2025
WÓJTA GMINY BULKOWO
z dnia 05.12.2025 roku

w sprawie powołania Zespołu Zarządzającego Projektem oraz określenia obowiązków jego członków, w związku z realizacją projektu pn.: „Przebudowa, rozbudowa i zmiana sposobu użytkowania części budynku gospodarczo-mieszkalnego na budynek mieszkalny wielorodzinny wraz  z rozbiórką części budynku i budową instalacji kanalizacji sanitarnej na działce nr ewid. 317/4, 317/3 w m. Nowe Łubki” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu: IX: „Mazowsze bliższe obywatelom dzięki Funduszom Europejskim”, Działania: 9.2: „Rewitalizacja obszarów innych niż miejskie” programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 31 w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U.2025 poz. 1153) i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Bulkowo nadanego Zarządzeniem Wójta Gminy Bulkowo, zarządzam co następuje:

§1

Powołuję Zespół Zarządzający Projektem (zwany dalej „Zespołem”) do realizacji projektu pn. „Przebudowa, rozbudowa i zmiana sposobu użytkowania części budynku gospodarczo-mieszkalnego na budynek mieszkalny wielorodzinny wraz z rozbiórką części budynku i budową instalacji kanalizacji sanitarnej na działce nr ewid. 317/4, 317/3 w m. Nowe Łubki” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu: IX: „Mazowsze bliższe obywatelom dzięki Funduszom Europejskim”, Działania: 9.2: „Rewitalizacja obszarów innych niż miejskie” programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027 (zwanego dalej „Projektem”) w następującym składzie:

1.      Monika Grabarczyk – Inspektor ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz pozyskiwania funduszy zewnętrznych – Koordynator Projektu

2.      Wioleta Pacholska – Inspektor ds. projektów unijnych i programów zewnętrznych – Zastępca Koordynatora Projektu

3.      Renata Frankiewicz - Zastępca Kierownika Referatu Planowania Rozwoju i Spraw Administracyjnych – Specjalista ds. zamówień publicznych i realizacji inwestycji

4.      Emilia Bigos - Referent ds. inwestycji i zamówień publicznych – Zastępca Specjalisty ds. zamówień publicznych i realizacji inwestycji

5.      Patrycja Szelągowska – Referent ds. księgowości budżetowej – Specjalista ds. finansowo-księgowych

6.      Piotr Banaś – Inspektor ds. informatycznych i ewidencji działalności gospodarczej – Specjalista ds. informatycznych

7.      Iwona Kamińska – Inspektor ds. kadr i płac – Specjalista ds. kadr i płac

§2

Ustalam następujące zakresy zadań:

1.      Koordynator Projektu:

1.1  koordynowanie działań i zarządzanie Projektem,

1.2  zapewnienie zgodności realizacji Projektu z zapisami umowy o dofinansowanie, w tym w szczególności z przyjętym harmonogramem płatności i szczegółowym budżetem,

1.3  zapewnienie prawidłowego kwalifikowania kosztów,

1.4  zapewnienie prawidłowej realizacji promocji Projektu,

1.5  kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją Projektu,

1.6  bieżąca współpraca z członkami Zespołu w zakresie realizacji zadań projektowych,

1.7  przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z Projektem,

1.8  reprezentowanie interesów dotyczących Projektu w kontaktach z Instytucją Pośredniczącą i innymi instytucjami,

1.9  reagowanie w okolicznościach wymagających zmiany harmonogramu realizacji Projektu,  w tym przede wszystkim zmian mających wpływ na zakres, cele, czy rezultaty Projektu,

1.10         rzetelne i terminowe sporządzanie postępu rzeczowego we wnioskach o płatność,

1.11         sporządzanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami oraz dotrzymywanie ich terminowości,

1.12         archiwizacja dokumentacji projektowej.

2.      Specjalista ds. zamówień publicznych i realizacji inwestycji:

2.1  przygotowanie dokumentacji w ramach postępowania o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych i wewnętrznymi regulaminami,

2.2  prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach FEM 2021-2027,

2.3  weryfikacja ofert oraz dokumentów zawartych w składanych ofertach,

2.4  bieżące prowadzenie protokołu postępowania,

2.5  nadzór nad prawidłowym przebiegiem postępowania przetargowego,

2.6  zapewnienie skutecznej i poprawnej komunikacji w Wykonawcami w zakresie prowadzonych postępowań,

2.7  bieżąca współpraca z Wykonawcą robót budowlanych i Inspektorem nadzoru inwestorskiego,

2.8  bieżąca współpraca z Koordynatorem Projektu.

3.      Specjalista ds. finansowo-księgowych:

3.1  prowadzenie rachunkowości i wyodrębnionej księgowości Projektu zgodnie z zapisami zawartej umowy o dofinansowanie,

3.2  analiza wykonania planu wydatków dotyczących Projektu w układzie zadaniowym i klasyfikacji budżetowej,

3.3  przygotowywanie danych do sprawozdania Rb-28s z zakresu wydatków dotyczących Projektu,

3.4  uzgadnianie sald środków na rachunkach bankowych dotyczących Projektu,

3.5  przekazywanie informacji Koordynatorowi Projektu,

3.6  wspieranie działań Koordynatora Projektu w aspekcie finansowym i księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych Projektem.

4.      Specjalista ds. kadr i płac:

4.1  rozliczanie i sporządzanie listy wynagrodzeń Zespołu,

4.2  rozliczanie składek do ZUS i podatku do US.

5.      Specjalista ds. informatycznych:

5.1  zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego i oprogramowania wykorzystywanego przy realizacji Projektu,

5.2  bieżąca pomoc techniczna dla Zespołu,

5.3  konfiguracja, obsługa i nadzór nad sprzętem komputerowym, urządzeniami peryferyjnymi oraz siecią informatyczną wykorzystywaną w projekcie,

5.4  wsparcie techniczne w zakresie korzystania z systemów służących do rozliczania Projektu,

5.5  współdziałanie z Koordynatorem Projektu oraz pozostałymi członkami Zespołu w zakresie zagadnień informatycznych,

5.6  publikowanie informacji o projekcie na stronie internetowej,

5.7  dbanie o poprawność techniczną i czytelność publikowanych treści,

5.8  współpraca z koordynatorem projektu w zakresie przekazywanych informacji.

§3

1.      Zespół będzie spotykał się minimum raz na dwa miesiące w celu monitoringu Projektu,

2.      Wdrażanie Projektu przez członków Zespołu następuje zgodnie z założeniami dokumentacji aplikacyjnej, tj. wniosku o dofinansowanie, harmonogramu rzeczowo-finansowego, budżetu Projektu oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie,

3.      Do zadań Zespołu należy kreowanie w środowisku dobrego wizerunku Projektu oraz wykonywanie czynności niezbędnych do zapewnienia płynnego procesu realizacji Projektu i osiągnięcia założonych wskaźników, w tym bieżące informowanie Wójta o ewentualnych problemach mogących mieć wpływ na terminowość realizacji Projektu.

§4

Zobowiązuje się wszystkie komórki Urzędu Gminy Bulkowo do współpracy z Zespołem w sprawach związanych z Projektem.

§5

Zarządzenie obowiązuje w okresie realizacji Projektu oraz w okresie trwałości Projektu.

§6

Członkowie Zespołu Zarządzającego są zobowiązani do gromadzenia , przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z realizacją Projektu zgodnie  z postanowieniami umowy o dofinasowanie Projektu oraz Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14 poz. 67 z późn. zm.).

§7

Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Bulkowo.

§8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.